Tino Heidötting im Interview

Viele selbständige Trainer tun sich schwer damit, eine geeignete Software zu finden. Was bei der Auswahl wichtig ist und wie du dich am besten in neue Programme einarbeitest, berichtet Tino Heidöttning im Interview.

Kannst du grob die wichtigsten Funktionen und Vorteile einer Software für (Personal) Trainer skizzieren?

Mein Lieblings-Statement im Vertrieb war jahrelang: „Eine gute Software macht aus dir keinen besseren Trainer, aber einen professionelleren.“ Zunächst muss man bei den Funktionen und Vorteilen unterscheiden, ob es um eine One-Man-Show, also ein klassisches Personal Training geht oder um ein Microstudio für Personal Training. Übergreifend kann man sagen: Eine gute Software professionalisiert die Arbeit, spart auf Dauer eine Menge Zeit und übernimmt Teile des Backoffice.

Zusammengefasst sind die wichtigsten Anforderungen für Software folgende: Check-up und Analyse, Trainingsplanung und -steuerung via App, Check-in und Check-out, Team-, Ressourcen-, Schichten- und Terminplanung, Rechnungsstellung und Online-Buchung von Leistungen, um nur einige wichtige zu nennen.

Was sollten Trainer bei der Wahl der Software beachten?

Wertschätzung gegenüber der Software – eine gute Business-Software darf etwas kosten, vielleicht auch mehr als ein Handyvertrag. Das PT-Business ist eine Premiumdienstleistung, für die Stundenlöhne zwischen 60 und 120 Euro verlangt werden. Also sollte man auch in eine professionelle Außendarstellung investieren. „Wer billig kauft, kauft leider auch oft zweimal!“

Eine Software, die alles perfekt abdeckt, gibt es nicht – Leere Versprechungen gibt es einige in unserer Branche, dadurch wird leider viel verbrannte Erde in Bezug auf Software hinterlassen. Unsere Kernkompetenz ist z. B. Leistungsdiagnostik/Check-up und Trainingsplanung und -steuerung. Ja, wir haben z. B. auch ein Rechnungstool, das auch alles abdeckt, was für die automatische Rechnungsstellung benötigt wird – trotzdem ist es nicht vergleichbar mit einem Buchhaltungstool wie Lexware.

Die Bereitschaft, sich intensiv mit der Software zu beschäftigen – eine Software, die raten kann, was der Anwender von ihr will, gibt es noch nicht. Daher ist jede Software in erster Linie so gut wie der Anwender, der vor ihr sitzt! Trainer sind Individualisten und haben daher oft sehr individuelle Anforderungen. Unser Anspruch ist, dies durch eine maximal individualisierbare Software zu bedienen. Es muss aber auch die Zeit und Bereitschaft vorhanden sein, die Software an die individuelle Arbeitsweise anzupassen.

Auf dem Markt finden sich auch einige kostenfreie Trainer-Apps bzw. Software-Lösungen. Sind diese z. B. für Neueinsteiger mit geringem Budget empfehlenswert?

Zum einen muss man sich die Frage stellen, ob das Stangenprodukt zu meiner individuellen Premiumdienstleistung passt und mir hilft, mich von den zahlreichen Möchtegern-Personal-Trainern abzuheben. Dafür ist es wichtig, die Software zum Beispiel mit dem persönlichen CI zu branden und individuell anpassen zu können. Dabei können kostenlose oder günstige Stand-alone-Apps sicher eine sinnvolle Ergänzung sein – es gibt z. B. gute Lösungen, um Kalorien zu zählen oder bestimmte Dinge zu tracken.
Wir hören leider sehr oft im Vertrieb: „Ihre Software ist super und total überzeugend. Ich melde mich, wenn ich fünf Stammklienten habe.“ Hier fehlt es offenbar an unternehmerischer Weitsicht und einer seriösen Businesseinstellung. Dabei ist ein professioneller Auftritt von Beginn an eine der wichtigsten Erfolgsformeln, denn schon der erste Kunde kann mein Werbeträger schlechthin werden! Daher haben wir vor zwei Jahren die „Start-up-Lizenz“ eingeführt; hiermit ist der Einstieg in eine professionelle Businesssoftware ab 29 Euro monatlich möglich und ich kann mit dieser Lizenz zehn Kunden betreuen. So wird vielen Trainern der Einstieg erleichtert. Grundsätzlich haben wir ein sehr faires Lizenzmodell; die Lizenzgebühr richtet sich immer nach der Größe der Unternehmung und wächst dabei mit, denn sie steht in Abhängigkeit zu der betreuten Personenanzahl. Darüber hinaus haben wir für die Kunden, die Schwierigkeiten haben, sich an eine Laufzeit zu binden – was übrigens entstanden ist, um den Personal Trainern einen möglichst günstigen Nutzungseinstieg zu ermöglichen –, eine Sonderkündigungsmöglichkeit, d. h., man kann nach drei Monaten alles zurückgeben. Das passiert glücklicherweise sehr selten, aber dem potenziellen Kunden wird sprichwörtlich die Sorge genommen, „die Katze im Sack zu kaufen“.

Was sollte ich als Trainer bei der Auswahl meiner Hardware berücksichtigen?

Wir haben oft das Gefühl, dass es eine der ersten Amtshandlungen beim Businesseinstieg ist, sich ein schickes Apple-Laptop und/oder -IPad zu kaufen, um dann festzustellen, dass ein Großteil der nötigen Softwarelösungen Windows-Anwendungen sind oder sich eine Software nicht auf einem IPad installieren lässt. Usability und Softwareentscheidung sollten im Business immer über der Hardwareentscheidung stehen. Daher ist meine Empfehlung, erst zu analysieren, welche Software die beste für mich ist, welche Check-up-Systeme ich einsetzen möchte und von welchem Betriebssystem deren Software abhängig ist usw. – erst dann sollte ich mich für eine Hardware entscheiden. Und ich stelle die Frage, ob es beim Berufseinstieg wirklich das „MacBookPro“ für 2.800 Euro sein muss. Denn erstaunlicherweise wird bei diesen Kunden dann über 29 Euro monatliche Lizenzgebühr diskutiert. Aktuell arbeiten wir an einer hybriden medo.check-Lösung, dann hat sich das Betriebssystemthema ohnehin erledigt, denn dann spielt das Endgeräte bzw. Betriebssystem keine Rolle mehr. „Hybrid“ bedeutet eine Mischung aus Online (webbasiert) und Offline-Softwarelösung (auf dem Rechner installierte Software). Aufgrund von Datenschutzrichtlinien und einer mangelhaften Internetabdeckung in Deutschland ist medo.check aktuell aus 100-prozentiger Überzeugung eine reine Offline-Lösung.

Was sind die größten Hürden bei der Nutzung spezieller Software?

Es muss jedem Berufseinsteiger klar sein, dass ein Business komplett ohne Risiko nicht möglich ist. Es fehlt leider sehr oft an einer klaren Businessstrategie: Was ist meine Zielgruppe, welches Alleinstellungsmerkmal habe ich, wie funktioniert Werbung bei meiner Zielgruppe etc. Mein Rat: Wenn du dich für diesen fantastischen Beruf entscheidest, dann von Beginn an auf einem professionellen Fundament. Anderenfalls lass es bitte. Dies bezieht sich sicher nicht nur auf Software, sondern auf die komplette Herangehensweise. Aktuell gibt es ca. 12 000–13 000 Personen in Deutschland, die sich Personal Trainer nennen, aber nur 450–550 können davon leben. Und damit meine ich nicht von der Hand in den Mund, sondern eine Familie ernähren und ausreichend fürs Alter vorsorgen. Und warum wird der Beruf im Schnitt nur sechs Jahre ausgeübt? Und ja, es macht sicher mehr Spaß, sich mit neuen Bewegungskonzepten oder Trainingsmethoden auseinanderzusetzen, aber die 10. Weiterbildung und die 28. neue Trainingsmethode bringt mir nicht mehr Klienten – ein klares Businesskonzept und die Umsetzung mit Struktur hingegen schon. Und dabei kann Software sehr zielführend sein. Die Ausrede, dass man keine gute Beziehung zu Computern und Software habe, gilt nicht – dann muss ich mich einfach mal dahinterklemmen und diesen wichtigen Pflichtpart erlernen!

Kannst du Tipps geben, wie man als Trainer schnell lernt, effizient mit den Programmen zu arbeiten?

Gute Vorarbeit ist alles, denn die Software kann nicht raten, wie der Anwender arbeitet, und man sollte sich und der Software ausreichend Zeit geben. Leider ist es ein Klassiker, dass am Vortag des ersten Klienten-Kennenlerngesprächs medo.check bestellt wird und die Überraschung dann sehr groß ist, dass da gar nicht meine Fragen stehen und mehr als 2 500 Übungsvideos hinterlegt sind und dass die entsprechende Auswahl auch nicht mit drei Klicks getan ist. Dann ist oft die Software schuld und nicht die Vorgehensweise. Ich glaube, das Einarbeiten in die Software ist gar nicht so aufwendig. Die wichtigste und aufwendigste Arbeit ist, das Konzept zu erstellen und die Umsetzung in Etappen zu planen. Was ist damit gemeint? Man sollte sich sehr detailliert Gedanken machen: Wie sieht meine Anamnese aus, was will ich über meinen Kunden erfahren, was sind Inhalte meines Check-ups, brauche ich Trainingsplanvorlagen, fehlen mir wichtige Übungen, was für Termintypen gibt es bei mir, was kostet welcher Termin, sollen die Leistungen über meine Webseite buchbar sein usw. Die Software dann daraufhin anzupassen ist überschaubar und dabei gibt es maximalen Support von uns, kostenlose Hotline, Webinare, 1:1-Onboarding usw. Setze ich mich allerdings vor die Software ohne Konzept, dann sehe ich vor lauter Bäumen den Wald nicht und es wird häufig der Fehler gemacht, dass man meint, alle Funktionen nutzen zu müssen. Das ist totaler Unsinn.

Wo bekomme ich Hilfe bei Problemen?

Gerade in der Startphase ist der Support durch den Anbieter unheimlich wichtig. Natürlich können wir nicht das Kundenkonzept erstellen, obwohl dies erschreckend oft gefragt wird, wie z. B.: „Was soll ich denn bei meinen Klienten testen, was meinen Sie?“ 2020 haben wir daher ein 1:1-Onboarding eingeführt, d. h., wir analysieren mit dem Kunden genau die angesprochenen Punkte und passen die Software 1:1 nach den individuellen Vorgaben an; dies lassen wir uns allerdings bezahlen.

Manche Programme liefern auch betriebliche Kennzahlen. Können sie daher die Beratung durch einen Steuerberater – teilweise – ersetzen?

Ganz klares Nein! Jeder Trainer bzw. jedes Business braucht einen professionellen Steuerberater. Trotzdem ist es sehr hilfreich, wenn man seine Kennzahlen jederzeit abrufen kann und seine Umsatzzahlen gesamt und klientenbezogen kennt.

Diesen sowie weitere Artikel findest du in der TRAINER Ausgabe 06|2020